Βασίλης Κέφης στο pagenews.gr: Διοίκηση μέσω στόχων – Μια παλαιά και όμως σύγχρονη μέθοδος αξιολόγησης

Τα τελευταία χρόνια αναπτύχθηκε και χρησιμοποιείται από πολλές οικονομικές μονάδες του ιδιωτικού τομέα και από δημόσιους οργανισμούς ένα σύστημα αξιολόγησης το οποίο στηρίζεται στα αποτελέσματα που επιτυγχάνουν οι εργαζόμενοι. Το σύστημα αυτό είναι γνωστό ως Management by Objective (ΜΒΟ), Διοίκηση μέσω Στόχων (ΔΜΣ) στην ελληνική.

Η διαφορά της συγκεκριμένης μεθόδου  από τις παραδοσιακές, έγκειται στο γεγονός  ότι, ενώ ο αξιολογητής στις δεύτερες είναι κριτής της επίδοσης και της απόδοσης των υφισταμένων, στη Διοίκηση μέσω Στόχων η αξιολόγηση βασίζεται σε ποσοτικούς και μετρήσιμους στόχους που  καθορίζονται κατόπιν συνεννόησης προϊσταμένων και υφισταμένων.

Μελετητές υποστηρίζουν ότι η ΔΜΣ δεν είναι μία απλή διαδικασία αξιολόγησης, αλλά μία μέθοδος διοίκησης  στην οποία  η αξιολόγηση αποτελεί μέρος της. Σκοπός του γενικότερου αυτού τρόπου διοίκησης είναι η εξάλειψη των δυσλειτουργιών που προέρχονται από την πολυπλοκότητα των σύγχρονων οργανισμών και τη μεγάλη εξειδίκευση των δραστηριοτήτων τους. Με το σύστημα ΔΜΣ επιδιώκεται ο καθορισμός συγκεκριμένων αντικειμενικών στόχων και αποτελεσμάτων  για κάθε θέση εργασίας. Ο καθορισμός αυτός πρέπει να γίνεται με τη συναίνεση προϊσταμένου και υφισταμένου. Οι αντικειμενικοί  σκοποί κάθε θέσης εργασίας αναφέρονται στα βασικά καθήκοντα που περιλαμβάνει η αντίστοιχη περιγραφή της θέσης εργασίας ώστε να επιτυγχάνεται το καλύτερο αποτέλεσμα. Οι στόχοι πρέπει να είναι εναρμονισμένοι με τους στόχους των άλλων υφισταμένων και με αυτούς του οργανισμού ολιστικά.

Η Διοίκηση Μέσω Στόχων χαρακτηρίζεται από τέσσερα δομικά στοιχεία:

• Την εξειδίκευση των στόχων
• Τη συμμετοχική λήψη αποφάσεων για τον προσδιορισμό τους
• Τη χρονική προθεσμία επίτευξής τους και
• Την αναπληροφόρηση των εργαζομένων για την απόδοσή τους.

Επιστημονικές μελέτες έχουν δείξει ότι, σε οργανισμούς που εφαρμόσθηκε το ΜΒΟ σημειώθηκε αύξηση της  αποδοτικότητας των εργαζομένων και της παραγωγικότητας του οργανισμού.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της μεθόδου

Σύμφωνα με τον Καθηγητή Λ. Χυτήρη, η συγκεκριμένη μέθοδος παρουσιάζει τα κατωτέρω πλεονεκτήματα:

• Εύκολα μετρήσιμα αποτελέσματα συγκριτικά με την υποκειμενική αξιολόγηση ατομικών χαρακτηριστικών ή συμπεριφορών.
• Ανάπτυξη πρωτοβουλιών, καινοτόμου σκέψης και δημιουργικότητας των εργαζομένων, αφού είναι ελεύθεροι να αποφασίσουν τον τρόπο επίτευξης των στόχων.
• Βελτίωση και εκσυγχρονισμός των τρόπων παρακίνησης των εργαζομένων.
• Καλύτερος συντονισμός του έργου αφού οι στόχοι καθορίζονται κλιμακωτά από την ηγεσία έως το κατώτερο λειτουργικό επίπεδο.

Ωστόσο, η μέθοδος αυτή παρουσιάζει και σημαντικά μειονεκτήματα:

• Απαιτείται χρόνος, αφοσίωση και επιμόρφωση των ανωτάτων στελεχών για την εφαρμογή της.
• Απαιτείται επιμόρφωση των εργαζομένων.
• Δύσκολη σύγκριση μεταξύ των εργαζομένων καθότι έχουν διαφορετικούς σε βαρύτητα και σημασία στόχους.
• Άσκηση πιέσεων από τους προϊσταμένους για υψηλότερους στόχους.
• Αποδοχή των στόχων από τους εργαζόμενους, ώστε να φανούν αρεστοί.
• Δυσκολίες και εμπόδια εφαρμογής της μεθόδου, όπου επικρατεί αυταρχικό στυλ διοίκησης.
• Γραφειοκρατική εργασία.
• Μέθοδος μη συμβατή με όλες τις μορφές εργασίας.

Η Διοίκηση Μέσω Στόχων στον δημόσιο τομέα

Με τον ν.3230/2004 «Καθιέρωση ενός συστήματος διοίκησης με στόχους μέτρησης της αποδοτικότητας και άλλες διατάξεις» θεσμοθετήθηκε  η Διοίκηση Μέσω Στόχων ως στρατηγικό σύστημα διοίκησης στον ελληνικό δημόσιο τομέα. Διαδικασίες στοχοθεσίας προβλέπονται και σε παλαιότερους νόμους, όπως ο ν. 1943/1991 και το  Π.Δ. 318/1992.

Σκοπός του ν.3230/2004 ήταν η βελτίωση τη αποτελεσματικότητας της λειτουργίας των δημόσιων υπηρεσιών και παράλληλα η ευθυγράμμιση του ανθρώπινου δυναμικού με τα νέα πρότυπα διοίκησης. Τέθηκαν τα θεμέλια για τη βελτίωση της απόδοσης των δημοσίων υπηρεσιών και τη στροφή του δημόσιου τομέα στα αποτελέσματα (result oriented) παρά στην αυστηρή τήρηση των κανόνων (rule oriented).

Σύμφωνα με την εισηγητική έκθεση του ανωτέρω νόμου, οι κύριες φάσεις ανάπτυξης της διαδικασίας «Διοίκηση μέσω Στόχων» περιγράφονται ως  εξής:

• Προσδιορισμός και γνωστοποίηση των πολιτικών σκοπών και στρατηγικών επιδιώξεων ανά Υπουργείο ή ΝΠΔΔ.
• Συγκεκριμενοποίηση των σκοπών και των επιδιώξεων και μετατροπή τους σε επιχειρησιακούς στόχους και προγράμματα δράσεων για κάθε οργανική μονάδα και προσδιορισμός των κριτηρίων αξιολόγησης και των δεικτών μέτρησης.
• Εξειδίκευση και κατανομή των στόχων από τους προϊσταμένους σε συνεργασία με τους υφισταμένους και προσδιορισμός των ενεργειών, του χρονοδιαγράμματος και των όρων αξιολόγησης.
• Επίβλεψη και καθοδήγηση των υφισταμένων από τους προϊστάμενους κατά την διαδικασία υλοποίησης των στόχων.

Για το συγκεκριμένο νόμο επακολούθησε σειρά διευκρινιστικών εγκυκλίων του Υπουργείου Εσωτερικών με τις οποίες ρυθμίζονταν ειδικότερα ζητήματα.

Πρόκειται σε γενικές γραμμές για ένα πλήρες θεσμικό εργαλείο στοχοθεσίας και μέτρησης αποτελεσμάτων, το οποίο δεν τελεσφόρησε λόγω της ανεπαρκούς αξιοποίησής του. Μελέτη που πραγματοποιήθηκε από εξωτερικούς συμβούλους για λογαριασμό του Υπουργείου Εσωτερικών κατέγραψε τους λόγους για τους οποίους  η  προσπάθεια εφαρμογής του ν. 3230/2004 παρέμεινε απλά προσπάθεια: α) έλλειψη σύνδεσης του διοικητικού έργου με την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων, β) αδυναμία στοχοθεσίας, μέτρησης αποτελεσμάτων και αξιολόγησης της απόδοσης των υπηρεσιών, γ) ελλείψεις σε τεχνικές, θεσμικές και λειτουργικές προϋποθέσεις αξιοποίησης των τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνίας.

Στη συνέχεια, ο ν.4369/2016 (ΦΕΚ Α΄33) συμπλήρωσε το πρόγραμμα στοχοθεσίας με νεότερες νομοθετικές διατάξεις

Πρόσφατα ψηφίσθηκε νέος νόμος του Υπουργείου Εσωτερικών που προβλέπει ένα νέο σύστημα αξιολόγησης/στοχοθεσίας, Επιδιώκεται η αναμόρφωση του συστήματος αξιολόγησης των δημοσίων λειτουργών, της στοχοθεσίας και του Κοινού Πλαισίου Αξιολόγησης. Ειδικότερα, όσον αφορά τη στοχοθεσία, καθιερώνεται ένα σύστημα με έμφαση σε προτυποποιημένους και ομαδοποιημένους στόχους που διασυνδέονται με τα ετήσια σχέδια δράσης των φορέων. Στο άρθρο 10 του νόμου προβλέπεται η διαδικασία καθορισμού και αναθεώρησης των στόχων. Ορίζεται ελάχιστος υποχρεωτικός αριθμός τριών στόχων ανά οργανική μονάδα και ιεραρχικό επίπεδο διοίκησης. Οι στόχοι αυτοί πηγάζουν από τις εξής κατηγορίες: α) Παρεχόμενες υπηρεσίες της οργανικής μονάδας, β) Εσωτερική οργάνωση και λειτουργία της οργανικής μονάδας, γ) Γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες των υπαλλήλων της οργανικής μονάδας. Για κάθε στόχο καθορίζονται οι δείκτες μέτρησης του βαθμού επίτευξής τους και το χρονοδιάγραμμα υλοποίησής τους. Οι στόχοι είναι δυνατόν να αναθεωρούνται μία μόνο φορά ύστερα από συζήτηση για την πρόοδό τους.

Εν κατακλείδι, οι προσπάθειες εφαρμογής σύγχρονων και καινοτόμων τρόπων αξιολόγησης μόνο στην ανάπτυξη και στην εξέλιξη των εργαζομένων μπορούν να οδηγήσουν. Αρκεί να γίνονται με γνώμονα συγκεκριμένα κριτήρια, το κοινό συμφέρον, τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του δημόσιου τομέα, την ελαχιστοποίηση του άγχους των εργαζομένων και την ορθολογική διαχείριση του χρόνου τους.

Ο Βασίλης Κέφης είναι Καθηγητής στο Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης του Παντείου Πανεπιστημίου Κοινωνικών και Πολιτικών Επιστημών, Academic Visitor στο Leeds Beckett University-Leeds Business School (UK) και Διευθυντής του Εργαστηρίου Έρευνας και Μελέτης Καινοτομίας Οργανισμών και Νεοφυών Οικονομικών Μονάδων.